Digitalisierung in der Pflege - Datentechnik Weimar GmbH

Mit DocuWare zur effizienten und sicheren Pflegedokumentation

Die Dokumentation in Pflegeeinrichtungen ist unabdingbar – sie sichert die Qualität der Betreuung, gewährleistet Transparenz und schützt Patienten und Pflegekräfte rechtlich ab. Doch oft belastet der damit verbundene Aufwand das Personal stark. Zeit, die eigentlich für die Betreuung der Patienten gedacht ist, fließt in die Papierarbeit. Wie lässt sich dieser Prozess optimieren und mehr Zeit für die eigentliche Pflege schaffen? Eine Lösung bietet DocuWare, das Dokumentenmanagement-System, das in vielen Pflegeeinrichtungen, darunter das KWA Kuratorium Wohnen im Alter, erfolgreich zum Einsatz kommt.

Die Herausforderungen in der Pflegedokumentation

Pflegekräfte sind häufig damit konfrontiert, umfangreiche Informationen zu erfassen und nach hohen Standards zu dokumentieren. Die Dokumentation muss vollständig, rechtssicher und gleichzeitig leicht zugänglich sein, damit alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf aktuelle Patientendaten haben. Manuelle Dokumentation bedeutet jedoch, dass wichtige Ressourcen gebunden werden und zusätzliche Anforderungen wie Datenschutz und DSGVO-Konformität ein hohes Maß an Sorgfalt erfordern.

Hier setzt DocuWare an und vereinfacht die Prozesse in der Pflegedokumentation durch digitale Workflows und sichere Archivierungsmechanismen. Die Pflegekräfte bei KWA Kuratorium Wohnen im Alter berichten von einer deutlichen Entlastung und mehr Zeit für ihre Kernaufgaben – die Betreuung und Versorgung der Patienten.

Vorteile der digitalen Pflegedokumentation mit DocuWare

Mehr Zeit für die Patienten und Bewohner Automatisierte Workflows ermöglichen es, den administrativen Aufwand deutlich zu reduzieren. Überall dort, wo zuvor lange Dokumentationsprozesse händisch erledigt werden mussten, erledigt DocuWare viele Schritte automatisch. Informationen wie Medikamentenpläne, Arztberichte und Pflegepläne sind auf einen Klick abrufbar, sodass die Pflegekräfte sich stärker auf die Menschen in ihrer Obhut konzentrieren können.
Rechtssicherheit und Datenschutz Die Sensibilität der in der Pflege verarbeiteten Daten erfordert höchste Sorgfalt im Umgang mit Datenschutzrichtlinien. DocuWare garantiert eine verschlüsselte, DSGVO-konforme Speicherung von Dokumenten. Durch geregelte Zugriffsrechte und klare Verantwortlichkeiten wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf Patientendaten zugreifen können. Das schafft Vertrauen, sowohl bei den Patienten als auch bei den Mitarbeitenden und Angehörigen.
Flexibilität durch mobilen Zugriff Pflegekräfte sind selten an einem festen Ort tätig. Gerade in mobilen Pflegediensten oder bei Einsätzen an unterschiedlichen Standorten ist der sofortige Zugriff auf aktuelle Daten unabdingbar. Mit DocuWare sind die relevanten Informationen jederzeit über Smartphone, Tablet oder Laptop verfügbar. Das vereinfacht die Arbeit enorm, da Patientendaten unterwegs erfasst und in Echtzeit mit dem Team geteilt werden können.
Optimierung weiterer Verwaltungsprozesse DocuWare beschränkt sich nicht nur auf die Pflegedokumentation. Bei KWA Kuratorium Wohnen im Alter hat das DMS auch den Rechnungs- und Verwaltungsbereich optimiert. Eingehende Rechnungen werden direkt gescannt und im System indexiert, wodurch sie automatisch den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet werden können. Alle dokumentierten Ausgaben und Abrechnungen sind sofort zugänglich und können zeitnah bearbeitet werden – ein klarer Vorteil, wenn es um die Planung und Nachvollziehbarkeit der finanziellen Mittel geht.

Strukturierte und nachvollziehbare Pflegeverläufe Mithilfe von DocuWare kann die gesamte Pflegedokumentation, von der Erstaufnahme bis zur regelmäßigen Überprüfung der Versorgung, systematisch organisiert werden. Diese Struktur sorgt dafür, dass keine Informationen verloren gehen und alle Beteiligten den Pflegeverlauf nachvollziehen können. So werden bei Übergaben keine wichtigen Details übersehen und alle Maßnahmen sind für das Team jederzeit einsehbar.

Ein Praxisbeispiel: KWA Kuratorium Wohnen im Alter

Das KWA Kuratorium Wohnen im Alter ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie DocuWare die Pflegebranche bereichern kann. Die Einführung des DMS führte zu spürbaren Verbesserungen. Mitarbeiter berichten, dass durch den schnellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente viel Zeit gespart wird. Zuvor mussten sie oft lange nach Informationen suchen oder sich durch Papierarchive arbeiten. Heute ist die Dokumentation digital und an einem Ort gebündelt, was die Arbeitseffizienz und die Transparenz erhöht.

Auch in der Verwaltung bietet DocuWare enorme Vorteile. Die digitale Rechnungsbearbeitung erfolgt direkt im System und mit automatisierten Workflows. Dadurch entfallen manuelle Zuordnungen, und Rechnungen werden schneller bearbeitet. So wird nicht nur der Arbeitsaufwand reduziert, sondern auch die finanzielle Übersichtlichkeit gewahrt.

Die Zukunft der Pflegedokumentation: Zeit für Patienten und sichere Prozesse

Die digitale Pflegedokumentation ist kein Luxus, sondern ein praktisches Werkzeug, das Pflegeeinrichtungen dabei hilft, ihre Aufgaben effizient und datenschutzkonform zu erfüllen. DocuWare bietet eine zuverlässige Lösung, die sowohl die Pflegedokumentation als auch angrenzende Prozesse in der Verwaltung optimiert und sicher gestaltet.

Fazit:
Mit DocuWare sparen Pflegeeinrichtungen wertvolle Zeit, erhöhen die Datensicherheit und gewinnen neue Flexibilität. Die digitale Pflegedokumentation ermöglicht es Pflegekräften, ihre Arbeit noch stärker auf die Bedürfnisse der Patienten auszurichten, während die Verwaltung reibungslos und transparent verläuft.

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