Mit uns als Captain geht Ihr Dokumentenmanagement-Projekt sicher nicht unter.
Der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bedeutet für viele Firmen eine spürbare Erleichterung ihrer alltäglichen Arbeitsabläufe und eine wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung ihrer digitalen Dokumente. Unternehmen jeder Branche verarbeiten riesige Mengen an Dokumenten in digitaler Form, aber auch auf Papier. In der Tat verbrauchen Büroangestellte durchschnittlich rund 10.000 Blätter Papier pro Jahr. In einem mittelständischen Unternehmen mit 100 oder sogar 500 Mitarbeitern sind dies unvorstellbare Mengen an Dokumenten, die firmenintern bewegt werden.
Unternehmen arbeiten normalerweise am besten, wenn die Erfassung, die Archivierung, der Zugriff und die Verwaltung von Dokumenten schnell und effizient erfolgen. Ohne umständliche Workflows, ohne Schwierigkeiten bei der Suche nach Informationen, ohne Angst vor Datenverlust.
Wahrscheinlich geht es Ihrem Unternehmen ganz ähnlich. Möglicherweise haben auch Sie die Ineffizienz des Managements von Papierdokumenten und mühsamer manueller Abläufe erkannt. Diese Prozesse wirken sich negativ auf die Produktivität aus. Möglicherweise wissen Sie aber bereits, dass es andere Lösung für die Bearbeitung und Verwaltung dieser Dokumente gibt.
Gegebenenfalls haben Sie schon eine Lösung in Ihrem eigenen Unternehmen umgesetzt und profitieren bereits von den Vorteilen? Falls nicht, ist es dringend an der Zeit, eine digitale Dokumentenmanagementlösung einzuführen. Lesen Sie weiter, um (fast) alles über die Aufgaben des Dokumentenmanagements und dessen Vorteile für Ihr Unternehmen zu erfahren:
Aber was ist Dokumentenmanagement eigentlich?
Dokumentenmanagement — auch (DMS) genannt – hilft Ihnen dabei, Papierdokumente und digitale Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv zu speichern. Mit der Integration von DMS können Sie in Ihrem Unternehmen Dokumente verarbeiten, erfassen, speichern und zurückverfolgen. In Unternehmen, die ihre Abläufe mit einem Dokumentenmanagement umstellen möchten, sollten alle Mitarbeiter voll und ganz hinter der Lösung stehen. Denn nur wenn alle Involvierten an einem Strang ziehen und die Vorteile der digitalen Arbeit erkennen, wird die Umstellung erfolgreich sein. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Definition realistischer Ziele, um nach entsprechender Planung die Implementierung des Dokumentenmanagement-Systems möglichst schnell realisieren zu können.
Jedes DMS besteht aus Standardkomponenten. Zu diesen gehören:
Einfache Bearbeitung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen wie Scannern und Druckern für das Dokumentenmanagement-System sowie zentrale Speicherung dieser Dokumente mithilfe einer Archivierungssoftware
Festlegung intelligenter Regeln für Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente. Dies ist insbesondere nützlich für vertrauliche Dokumente
Automatisches Scannen und Indexieren von Dokumenten für eine unkomplizierte Rückverfolgung und einfaches Abrufen. Die Indexierung kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, z. B. durch die Zuweisung einmaliger Tags
Über mehrere Systeme verlustfrei und sicher Dokumente teilen
Verwaltung, Organisation und Zugriff auf geschäftskritische Datensätze und Informationen
Gemeinsame Arbeit an Dokumenten bei gleichzeitiger Vermeidung mehrerer Versionen (Versionierung)
Heutige Systeme verfügen über DMS-Workflow-Module und können für die Automatisierung von Prozessen und zur Reduzierung von Ineffizienzen mit anderen Systemen synchronisiert werden
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