Webinar digitale Personalakte

Kostenloses Live‒Webinar

Digitale Personalakte in der Praxis - So entlasten Unternehmen ihre HR- Abteilung wirklich

Wie Sie Personalakten gesetzeskonform, sicher und effizient digital verwalten - ohne Papierakten, ohne Excel-Chaos, ohne Compliance-Risiken.

Zentrale, digitale Personalakte statt Papier & E-Mail-Chaos

Weniger manuelle HR-Routine, mehr Zeit für Ihre Mitarbeiter

DSGVO-konforme Zugriffsrechte & Aufbewahrungsfristen

Praxisbeispiele aus echten HR-Projekten

Den Teilnahmelink erhalten Sie nach Anmeldung per E‒Mail.

Inhalte

Im Webinar zeigen wir Ihnen :

*Präsentation nach dem Webinar verfügbar

Ihre Vorteile

Schneller Zugriff auf alle Mitarbeiterdokumente

→ Alle Personalunterlagen werden zentral und strukturiert in einer digitalen Akte gespeichert. Dank Volltextsuche und intelligenten Filtern finden HR-Mitarbeiter Dokumente in Sekunden statt in Papierordnern.

Mehr Datenschutz und DSGVO-Konformität

→ Sensible Personaldaten sind durch individuelle Zugriffsrechte geschützt. Es kann exakt festgelegt werden, welche Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen dürfen. Gleichzeitig werden alle Aktivitäten revisionssicher dokumentiert.

Entlastung der Personalabteilung durch digitale Prozesse

→ Die digitale Personalakte reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Dokumente wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge oder Zeugnisse können papierlos verwaltet und automatisiert verarbeitet werden.

Revisionssichere Archivierung und bessere Nachvollziehbarkeit

→ Alle Dokumente werden nachvollziehbar archiviert und Änderungen lückenlos protokolliert. Dadurch sind Informationen jederzeit prüfbar und rechtssicher verfügbar.

Nahtlose Integration in bestehende Systeme

→ DocuWare lässt sich in vorhandene HR-, ERP- oder andere Unternehmenssysteme integrieren. So entstehen durchgängige digitale Prozesse ohne Medienbrüche.

Durchschnittliche Bewertung 4.9/5

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Personalakten liegen verteilt in Ordnern, Mails und PDFs
Hoher Aufwand bei Prüfungen durch Rentenversicherung oder Finanzamt
Unsicherheit bei Aufbewahrungsfristen und Datenschutz
HR verbringt Zeit mit Suchen statt mit Personalentwicklung
Digitalisierung klingt gut – scheitert aber an der Umsetzung

Was ist eine digitale Personalakte - einfach erklärt

Die digitale Personalakte bündelt alle Mitarbeiterunterlagen zentral, strukturiert und revisionssicher an einem Ort.

Dokumente jederzeit auffindbar sind
Zugriffe klar geregelt sind
Gesetzliche Vorgaben automatisch eingehalten werden

Warum eine digitale Personalakte heute unverzichtbar ist

Effiziente Dokumentenverwaltung

Lernen Sie, wie Sie alle Personalakten zentral und übersichtlich verwalten, jederzeit schnell darauf zugreifen und die Zusammenarbeit im Team verbessern.

Datenschutz & Compliance

Erfahren Sie, wie Sie DSGVO-konforme Prozesse aufsetzen, Zugriffsrechte und Audit granular steuern sowie Audit-Trails für vollständige Nachvollziehbarkeit nutzen.

Automatisierung & Integration

Entdecken Sie Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung, nahtlose Integration in bestehende Systeme und Zeit- und Kostenersparnis durch digitale Workflows.

Für wen ist das Webinar geeignet?

Geschäftsführer und Inhaber ab 50 Mitarbeitenden

HR-Leiter & Personalabteilungen

Organisationen mit Prüfungs- & Compliance-Anforderungen

Unternehmen jeder Größe mit Angestellten

Webinar-Referent

Lucas Demmer-Däubner

Vertriebsleiter mit Fokus auf Digitalisierung im Mittelstand bei Datentechnik Weimar Digitalisierung GmbH

Ihr Partner:

Datentechnik Weimar

Als DocuWare Platinum Partner und Customer Service Champion stehen wir für fundierte Beratung, sichere Lösungen und eine praxisnahe Umsetzung ‒ auch im sensiblen Bereich des Personalmanagements.

Was unsere Kunden sagen

127 Bestandskunden

DocuWare spart uns mindestens 30% Arbeitszeit in der Buchhaltung!

Ich bin absolut begeistert von meinem Erlebnis bei Datentechnik Weimar! Das Team ist nicht nur äußerst kompetent, sondern auch sehr freundlich und hilfsbereit. Sie haben mir bei meinem Anliegen schnell und unkompliziert weitergeholfen, und ich habe mich die ganze Zeit über bestens betreut gefühlt. Besonders beeindruckt hat mich die Fachkenntnis der Mitarbeiter, die keine Mühe gescheut haben, meine technischen Fragen ausführlich zu beantworten. Die Qualität der Arbeit und der Kundenservice sind hier wirklich auf einem Top-Niveau. Ich kann Datentechnik Weimar jedem empfehlen, der auf der Suche nach erstklassiger Beratung und professionellem Service ist!

Bäckerei Bergmann & Sohn GmbH

DocuWare macht Schluss mit Suchen.

Dokumente werden dank DocuWare um 80% schneller wiedergefunden!

Dirk Biedenkopf e.V.

Datentechnik Weimar - der richtige Partner für effiziente Lösungen & erfolgreiche Zusammenarbeit!

Mit der Datentechnik Weimar haben wir den richtigen Partner gefunden!

VGI-Verwaltungsgesellschaft für Immobilien mbH

Schnelle Kommunikation, lösungsorientierte Arbeit & hohe Kompetenz - Datentechnik Weimar überzeugt auf ganzer Linie!

Wir sind mit der Zusammenarbeit mit Datentechnik Weimar äußerst zufrieden. Die Kommunikation verläuft stets schnell und direkt, und das Team arbeitet lösungsorientiert, um unsere Anforderungen bestmöglich zu erfüllen. Besonders beeindruckend ist das Engagement für die Weiterentwicklung im Sinne des Kunden. Die Mitarbeiter sind nicht nur freundlich, sondern auch sehr kompetent, was uns ein hohes Maß an Sicherheit gibt. Absolut empfehlenswert!

DRK Kreisverband Sagerhausen e.V.

Was wir heute haben: strukturierte Abläufe, volle Transparenz und mehr Zeit fürs Wesentliche.

Wir sind sehr zufrieden mit der DocuWare-Cloud und der starken Unterstützung durch Datentechnik Weimar. Seit Januar 2025 optimiert die Software unsere Dokumentenprozesse spürbar - vor allem durch Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit. Die Zusammenarbeit war durchweg professionell, anliegen wurden stets schnell gelöst. Dank DocuWare und der Unterstützung durch Datentechnik Weimar konnten wir nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit unserer Abläufe deutlich verbessern. DocuWare und Datentechnik Weimar empfehlen wir uneingeschränkt weiter.

Verband der Metall- und Elektro- Industrie in Thüringen e.V.

Ihre Fragen an uns

Ist die digitale Personalakte überhaupt DSGVO-konform?

Können nur HR-Mitarbeiter auf die Akte zugreifen?

Brauchen wir technisches Vorwissen oder eine IT-Abteilung?

Brauchen wir eine eigene IT-Abteilung, um das umzusetzen?

Ist unsere Unternehmensgröße überhaupt „groß genug“ für eine digitale Personalakte?

Wir haben sehr viele Altakten - wie funktioniert die Umstellung?

Können wir bestehende Systeme (z. B. ERP oder DATEV) weiterhin nutzen?

Bekommen wir nach dem Webinar Unterlagen oder eine Aufzeichnung?

Wir haben aktuell kein Interesse - warum sollten wir uns DocuWare trotzdem anschauen?

Viele Unternehmen reagieren zunächst mit Zurückhaltung - völlig verständlich. Doch über 80 % unserer heutigen Kunden sagten beim ersten Gespräch dasselbe und entschieden sich später: „Wir hätten es früher machen sollen.“ DocuWare spart im Schnitt bis zu sechs Stunden pro Woche durch automatisierte Abläufe, digitale Freigaben und revisionssichere Archivierung. In wenigen Minuten können Sie sehen, wie andere Mittelständler ihre Verwaltung messbar entlastet haben - völlig unverbindlich und praxisnah.

Wir sind bereits digital aufgestellt - brauchen wir DocuWare überhaupt?

Das ist großartig, denn DocuWare ist kein Ersatz, sondern eine Ergänzung Ihrer bestehenden Systeme. Viele ERP- oder Buchhaltungslösungen verwalten Daten, aber keine Dokumente. DocuWare automatisiert Freigaben, archiviert GoBD-konform und verbindet Ihre bestehenden Tools intelligent miteinander. Unternehmen berichten, dass sie dadurch bis zu 30% Prozesszeit einsparen, ohne bestehende Software zu ersetzen. So wird Digitalisierung zum echten Produktivitätsfaktor - nicht nur zum Schlagwort.

Jetzt ist kein guter Zeitpunkt - warum trotzdem handeln?

Können Sie mir einfach etwas per E-Mail zusenden?

Natürlich! Damit Sie aber keine Standardbroschüre erhalten, klären wir zuerst, was für Sie wirklich relevant ist - etwa Datenschutz, Effizienz oder GoBD-Konformität. In einer kurzen Live-Demo sehen Sie sofort, wie DocuWare funktioniert und welchen direkten Nutzen Sie haben. Ein persönlicher Einblick ersetzt dutzende PDFs und spart wertvolle Zeit. So erkennen Sie schnell, ob DocuWare zu Ihren Zielen passt.

Wir haben kein Budget - lohnt sich DocuWare trotzdem?

Ein berechtigter Punkt. Das ist eine Investition in die Zukunft, wofür Datentechnik Weimar der ideale Partner für Sie ist. Gerade in Zeiten knapper Budgets zahlt sich Effizienz doppelt aus. Mitarbeiter verbringen laut Studien über 2 Stunden pro Woche mit Dokumentensuche - das sind rund 1.200 € pro Jahr und Person. DocuWare amortisiert sich meist in unter 12 Monaten durch Zeitersparnis, weniger Papier und automatisierte Prozesse. So wird aus Kostenbewusstsein eine Investition, die Geld zurückbringt.