Kostenfreier Live-Workshop
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Digitale Personalakte in der Praxis -
So entlasten Unternehmen ihre HR wirklich
Wie Sie Personalakten gesetzeskonform, sicher und effizient digital verwalten -
ohne Papierakten, ohne Excel-Chaos, ohne Compliance-Risiken.
Jetzt anmelden: Teilnahmelink und weitere Informationen per E‒Mail erhalten.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Personalakten liegen verteilt in Ordnern, Mails und PDFs
- Hoher Aufwand bei Prüfungen durch Rentenversicherung oder Finanzamt
- Unsicherheit bei Aufbewahrungsfristen und Datenschutz
- HR verbringt Zeit mit Suchen statt mit Personalentwicklung
- Digitalisierung klingt gut – scheitert aber an der Umsetzung
Was ist eine digitale Personalakte - einfach erklärt
Die digitale Personalakte bündelt alle Mitarbeiterunterlagen
zentral, strukturiert und revisionssicher an einem Ort.
- Dokumente jederzeit auffindbar sind
- Zugriffe klar geregelt sind
- Gesetzliche Vorgaben automatisch eingehalten werden
Effiziente Dokumentenverwaltung
Lernen Sie, wie Sie alle Personalakten zentral und übersichtlich verwalten, jederzeit schnell darauf zugreifen und die Zusammenarbeit im Team verbessern.
Datenschutz & Compliance
Erfahren Sie, wie Sie DSGVO-konforme Prozesse aufsetzen, Zugriffsrechte und Audit granular steuern sowie Audit-Trails für vollständige Nachvollziehbarkeit nutzen.
Automatisierung & Integration
Entdecken Sie Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung, nahtlose Integration in bestehende Systeme und Zeit- und Kostenersparnis durch digitale Workflows.
Was Sie im Webinar lernen
- Welche gesetzlichen Anforderungen an Personalakten gelten
- Welche Unterlagen digital geführt werden müssen
- Wie eine digitale Personalakte mit DocuWare aufgebaut ist
- Wie HR-Prozesse automatisiert und abgesichert werden
- Typische Fehler bei der Einführung – und wie Sie sie vermeiden
Für wen ist das Webinar geeignet?
Geschäftsführer und Inhaber ab 50 Mitarbeitenden
HR-Leiter & Personalabteilungen
Organisationen mit Prüfungs- & Compliance-Anforderungen
Unternehmen jeder Größe mit Angestellten
Ihr Partner:
Datentechnik Weimar
Seit 2011 unterstützt die Datentechnik Weimar GmbH Unternehmen bei der Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen.
Als DocuWare Platinum Partner und Customer Service Champion stehen wir für fundierte Beratung, sichere Lösungen und eine praxisnahe Umsetzung
- auch im sensiblen Bereich des Personalmanagements.
Unsere Kunden
5 Beispiele aus über
150 Erfolgsgeschichten
Dirk Biedenkopf e.V.
DocuWare macht Schluss mit Suchen
Dokumente werden dank DocuWare um 80% schneller wiedergefunden!
Bäckerei Bergmann & Sohn GmbH
DocuWare spart uns mindestens 30% Arbeitszeit in der Buchhaltung!
Ich bin absolut begeistert von meinem Erlebnis bei Datentechnik Weimar! Das Team ist nicht nur äußerst kompetent, sondern auch sehr freundlich und hilfsbereit. Sie haben mir bei meinem Anliegen schnell und unkompliziert weitergeholfen, und ich habe mich die ganze Zeit über bestens betreut gefühlt. Besonders beeindruckt hat mich die Fachkenntnis der Mitarbeiter, die keine Mühe gescheut haben, meine technischen Fragen ausführlich zu beantworten. Die Qualität der Arbeit und der Kundenservice sind hier wirklich auf einem Top-Niveau. Ich kann Datentechnik Weimar jedem empfehlen, der auf der Suche nach erstklassiger Beratung und professionellem Service ist!
VGI - Verwaltungsgesellschaft für
Immobilien mbH
Datentechnik Weimar - der richtige Partner für effiziente Lösungen & erfolgreiche Zusammenarbeit!
Mit der Datentechnik Weimar haben wir den richtigen Partner gefunden!
DRK Kreisverband Sangerhausen e.V.
Schnelle Kommunikation, lösungsorientierte Arbeit & hohe Kompetenz - Datentechnik Weimar überzeugt auf ganzer Linie!
Wir sind mit der Zusammenarbeit mit Datentechnik Weimar äußerst zufrieden. Die Kommunikation verläuft stets schnell und direkt, und das Team arbeitet lösungsorientiert, um unsere Anforderungen bestmöglich zu erfüllen. Besonders beeindruckend ist das Engagement für die Weiterentwicklung im Sinne des Kunden. Die Mitarbeiter sind nicht nur freundlich, sondern auch sehr kompetent, was uns ein hohes Maß an Sicherheit gibt. Absolut empfehlenswert!
Verband der Metall- und Elektro- Industrie in Thüringen e.V.
Was wir heute haben: strukturierte Abläufe, volle Transparenz und mehr Zeit fürs Wesentliche.
Wir sind sehr zufrieden mit der DocuWare-Cloud und der starken Unterstützung durch Datentechnik Weimar. Seit Januar 2025 optimiert die Software unsere Dokumentenprozesse spürbar - vor allem durch Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit.
Die Zusammenarbeit war durchweg professionell, anliegen wurden stets schnell gelöst.
Dank DocuWare und der Unterstützung durch Datentechnik Weimar konnten wir nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit unserer Abläufe deutlich verbessern.
DocuWare und Datentechnik Weimar empfehlen wir uneingeschränkt weiter.
Ihre Fragen an uns
Ist die digitale Personalakte überhaupt DSGVO-konform?
Ja - im Gegenteil: Sie erfüllt Datenschutzanforderungen oft besser als Papierprozesse. Zugriffsrechte lassen sich exakt steuern, alles wird revisionssicher dokumentiert. So behalten Sie jederzeit den Überblick - auch bei Prüfungen.
Können nur HR-Mitarbeiter auf die Akte zugreifen?
Zugriffsrechte lassen sich individuell steuern - zum Beispiel für Führungskräfte, Betriebsrat oder Assistenz. So haben alle die Infos, die sie brauchen - aber niemand mehr, als er darf.
Brauchen wir technisches Vorwissen oder eine IT-Abteilung?
Nein. Unsere Lösungen funktionieren ohne tiefes IT-Know-how und können auch ohne eigene IT-Abteilung umgesetzt werden. Wir zeigen Ihnen, wie die Einführung sicher, strukturiert und mit minimalem Aufwand gelingt.
Brauchen wir eine eigene IT-Abteilung, um das umzusetzen?
Nein. Unsere Lösung ist cloudbasiert und kommt ohne große technische Infrastruktur aus. Die Einführung erfolgt begleitet - Schritt für Schritt - durch uns als erfahrenen Partner. Kein Technik-Chaos, keine Überforderung.
Ist unsere Unternehmensgröße überhaupt „groß genug“ für eine digitale Personalakte?
Gerade Unternehmen ab ca. 50 Mitarbeitenden profitieren besonders von der digitalen Personalakte – weil der Verwaltungsaufwand ab diesem Punkt spürbar steigt. Wenn Sie heute noch mit Papier, Laufwerken oder E-Mail-Anhängen arbeiten, ist jetzt der ideale Zeitpunkt, um Ihre Prozesse klar, sicher und zukunftsfähig aufzustellen.
Wir haben sehr viele Altakten - wie funktioniert die Umstellung?
Viele unserer Kunden starten mit neuen Vorgängen digital und übernehmen Altakten schrittweise. Wir zeigen Ihnen im Webinar, wie Sie pragmatisch und strukturiert vorgehen - ohne den laufenden Betrieb zu stören.
Können wir bestehende Systeme (z. B. ERP oder DATEV) weiterhin nutzen?
Ja. Die digitale Rechnungsverarbeitung lässt sich in viele bestehende Systeme integrieren. Im Webinar zeigen wir konkrete Beispiele, wie das Zusammenspiel reibungslos funktioniert - ohne Brüche oder doppelte Arbeit.
Bekommen wir nach dem Webinar Unterlagen oder eine Aufzeichnung?
Ja. Sie erhalten nach dem Webinar Zugriff auf eine Zusammenfassung sowie - auf Wunsch - die Aufzeichnung. So können Sie Inhalte intern weitergeben oder gezielt erneut durchgehen.
Wir haben aktuell kein Interesse - warum sollten wir uns DocuWare trotzdem anschauen?
Viele Unternehmen reagieren zunächst mit Zurückhaltung - völlig verständlich. Doch über 80 % unserer heutigen Kunden sagten beim ersten Gespräch dasselbe und entschieden sich später: „Wir hätten es früher machen sollen.“
DocuWare spart im Schnitt bis zu sechs Stunden pro Woche durch automatisierte Abläufe, digitale Freigaben und revisionssichere Archivierung.
In wenigen Minuten können Sie sehen, wie andere Mittelständler ihre Verwaltung messbar entlastet haben - völlig unverbindlich und praxisnah.
Wir sind bereits digital aufgestellt - brauchen wir DocuWare überhaupt?
Das ist großartig, denn DocuWare ist kein Ersatz, sondern eine Ergänzung Ihrer bestehenden Systeme.
Viele ERP- oder Buchhaltungslösungen verwalten Daten, aber keine Dokumente. DocuWare automatisiert Freigaben, archiviert GoBD-konform und verbindet Ihre bestehenden Tools intelligent miteinander.
Unternehmen berichten, dass sie dadurch bis zu 30% Prozesszeit einsparen, ohne bestehende Software zu ersetzen.
So wird Digitalisierung zum echten Produktivitätsfaktor - nicht nur zum Schlagwort.
Jetzt ist kein guter Zeitpunkt - warum trotzdem handeln?
Gerade in arbeitsintensiven Zeiten sind effiziente Prozesse entscheidend.
Viele Kunden, die DocuWare nutzen, haben genau in solchen Phasen gestartet - weil sie den Überblick behalten wollten, statt im Papierchaos zu versinken.
Mit DocuWare können Sie digitale Strukturen vorbereiten und starten, wenn es passt.
So bleibt Ihr Unternehmen handlungsfähig, auch wenn das Tagesgeschäft tobt.
Können Sie mir einfach etwas per E-Mail zusenden?
Natürlich! Damit Sie aber keine Standardbroschüre erhalten, klären wir zuerst, was für Sie wirklich relevant ist - etwa Datenschutz, Effizienz oder GoBD-Konformität.
In einer kurzen Live-Demo sehen Sie sofort, wie DocuWare funktioniert und welchen direkten Nutzen Sie haben.
Ein persönlicher Einblick ersetzt dutzende PDFs und spart wertvolle Zeit.
So erkennen Sie schnell, ob DocuWare zu Ihren Zielen passt.
Wir haben kein Budget - lohnt sich DocuWare trotzdem?
Ein berechtigter Punkt. Das ist eine Investition in die Zukunft, wofür Datentechnik Weimar der ideale Partner für Sie ist. Gerade in Zeiten knapper Budgets zahlt sich Effizienz doppelt aus.
Mitarbeiter verbringen laut Studien über 2 Stunden pro Woche mit Dokumentensuche - das sind rund 1.200 € pro Jahr und Person.
DocuWare amortisiert sich meist in unter 12 Monaten durch Zeitersparnis, weniger Papier und automatisierte Prozesse.
So wird aus Kostenbewusstsein eine Investition, die Geld zurückbringt.
