Das Autohaus Schubert, eines der größten Toyota-Händler in Deutschland, hat mit der Unterstützung von DocuWare seine internen Prozesse revolutioniert. Mit fünf Standorten in Mittel- und Nordhessen verkauft das Autohaus jährlich rund 1500 Neuwagen und 1000 Gebrauchtfahrzeuge. Die Einführung der DocuWare Cloud hat dabei nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Qualität des Vertriebsprozesses erheblich verbessert.
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Zufriedene Mitarbeiter - Zufriedene Kunden
Geschäftsführer Jörg Schubert betont, dass die Zufriedenheit der Mitarbeitenden im Mittelpunkt steht: „Nur zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erzeugen auch zufriedene Kunden.“ Diese Philosophie führte dazu, dass das Autohaus Schubert eine optimale Arbeitsumgebung schaffen wollte, in der sich die Mitarbeitenden auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, anstatt sich mit unnötigem Papierkram zu beschäftigen.
Implementierung von DocuWare
Das Autohaus Schubert wollte mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) nicht nur bestehende Prozesse unterstützen, sondern auch Optimierungsmöglichkeiten finden und umsetzen. Im Frühjahr 2022 fiel die Entscheidung zugunsten von DocuWare, und bereits Anfang 2023 wurde der Workflow live geschaltet. Die Vorteile des DMS reichen von Zeiteinsparungen bis zu Qualitätssteigerungen im Vertriebsprozess, was letztlich zu einem optimierten Arbeitsumfeld führt.
Effizienzsteigerung durch Digitalisierung
Mit der DocuWare Cloud konnte das Autohaus Schubert erhebliche Effizienzsteigerungen erzielen. Früher mussten Fahrzeugakten als Papierakten von einem Arbeitsplatz zum anderen getragen werden. Heute sind alle relevanten Dokumente – wie Kaufverträge, Kalkulationen, Finanzierungs- und Leasingverträge, Datenschutzerklärungen und Selbstauskunft – digital in DocuWare gespeichert. Diese Umstellung hat zu enormen Zeiteinsparungen geführt. Bei 2500 Fahrzeugen spart das Unternehmen etwa 60-70 Arbeitstage pro Jahr, da das Suchen und Verwalten von Papierdokumenten entfällt.
Qualitätssteigerung im Vertriebsprozess
Dank DocuWare wird die Fahrzeugakte im Controlling vor der Übergabe auf Vollständigkeit geprüft und für alle Standorte zugänglich gemacht. Dies erhöht nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität des Vertriebsprozesses. Durch die direkte Verfügbarkeit aller Unterlagen kann das Autohaus schneller auf Anfragen reagieren und sicherstellen, dass alle Vertragsdokumente vollständig und korrekt sind.
Optimiertes Arbeitsumfeld
Die Integration in das Dealer Management System ECAROS ermöglicht es, dass die Fahrzeugakte zur Prüfung an die jeweilige Verkaufs- bzw. Betriebsleitung weitergeleitet wird. Bei Rückfragen kann die Akte problemlos an den oder die Verkäufer zurückgegeben werden, um Korrekturen vorzunehmen. Dies sorgt für ein optimiertes Arbeitsumfeld, das die Basis für die hohe Kundenzufriedenheit bildet.
Vorteile von DocuWare
- Digitale Fahrzeugakte: Alle Unterlagen sind zentral und digital verfügbar.
- Zeiteinsparung: Ca. 100 Arbeitstage pro Jahr werden bei 2500 Fahrzeugen eingespart.
- Qualitätssteigerung: Effiziente und fehlerfreie Vertriebssteuerung.
- Optimiertes Arbeitsumfeld: Mitarbeitende können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
- Integration: Nahtlose Integration in das Dealer Management System ECAROS.
Fazit
Die Digitalisierung mit DocuWare bietet immense Vorteile, insbesondere für Autohäuser. Die Effizienz- und Qualitätssteigerungen sind bemerkenswert und führen zu einer höheren Zufriedenheit sowohl bei den Mitarbeitenden als auch bei den Kunden. Das Autohaus Schubert ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie Digitalisierung im Automobilhandel erfolgreich umgesetzt werden kann.
Interessiert? Rufen Sie uns an unter 03643 | 211 07 22 und erfahren Sie, wie auch Ihr Autohaus von den Vorteilen der Digitalisierung mit DocuWare profitieren kann!
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