Effizientes Dokumentenmanagement mit DocuWare
Pacovis food solutions GmbH ist ein Vorreiter in der Lebensmittelindustrie, wenn es darum geht, sich den wechselnden Marktanforderungen und Kundenbedürfnissen anzupassen. Mit der Einführung von DocuWare konnte das Unternehmen nicht nur seine internen Prozesse optimieren, sondern auch Flexibilität und Effizienz auf ein neues Niveau heben.
Effizientes Dokumentenmanagement als Schlüssel zum Erfolg
Pacovis food solutions mit Sitz in Sassenberg und Füchtorf im Münsterland produziert maßgeschneiderte Gewürze und Gütezusätze für die Lebensmittelindustrie und Systemgastronomie. In einem Umfeld, das hohe Anpassungsfähigkeit erfordert, hat sich das Unternehmen entschlossen, auf DocuWare zu setzen, um die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern.
Herausforderungen vor der Einführung von DocuWare
Mit 55.000 gedruckten Seiten pro Monat, einer verschachtelten Ordnerstruktur und hohem Pflegeaufwand für Excel-Mappen sah sich Pacovis mit einer Vielzahl an Herausforderungen konfrontiert. Handschriftliche Notizen, die nachträglich ins System eingegeben wurden, erhöhten zudem das Fehlerrisiko. Die Notwendigkeit eines leistungsfähigen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) war offensichtlich.
Warum DocuWare?
Die Entscheidung für DocuWare fiel aufgrund der einfachen Bedienbarkeit, der Integration in bestehende Systeme wie DATEV und Microsoft Business Central sowie der Möglichkeit, Prozesse eigenständig umzusetzen. Besonders überzeugend war die Cloud-Variante, die neben hoher Datensicherheit auch die Nutzung aller Module in der monatlichen Gebühr beinhaltete.
Reibungslose Einführung und Akzeptanz
Seit der Einführung von DocuWare im April 2023 konnte Pacovis die digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen erheblich optimieren. Der IT-Leiter Eugen Hasselbach beschreibt die Einführung als „den besten Start, den man sich vorstellen kann“, was die allgemeine Akzeptanz des DMS im Unternehmen stärkte und den Weg für weitere Digitalisierungsprojekte ebnete.
Weitere Digitalisierungsprojekte mit DocuWare
Neben der Rechnungsverarbeitung hat Pacovis das Management der Lieferanten-Zertifikate digitalisiert. Tausende von Zertifikaten sind nun zentral in DocuWare gespeichert, wodurch Audits effizienter gestaltet werden können. Auch die Auftragsbearbeitung ist mittlerweile komplett digitalisiert und sorgt so für eine erhebliche Effizienzsteigerung und Sicherheit im Unternehmen.
Fazit
Mit der Entscheidung für DocuWare hat Pacovis food solutions einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht. Das Unternehmen profitiert heute von optimierten Prozessen, höherer Sicherheit und einer zukunftssicheren IT-Infrastruktur.
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