Wie die AWO Leipzig mit DocuWare Zeit, Geld und Energie spart:
In einer Zeit, in der Digitalisierung den Arbeitsalltag revolutioniert, hat die AWO Leipzig-Stadt einen entscheidenden Schritt nach vorn gemacht. Mit der Einführung des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) DocuWare wurden nicht nur papierbasierte Prozesse optimiert, sondern auch Transparenz und Effizienz in der Verwaltung signifikant gesteigert. Dieser Blogbeitrag beleuchtet den Weg der AWO Leipzig von traditionellen Arbeitsabläufen hin zu einer modernen, digitalen Verwaltung und zeigt auf, welche Vorteile sich daraus für den Wohlfahrtsverband ergeben haben.
Die Herausforderung: Papierbasierte Prozesse und ineffiziente Abläufe
Die AWO Leipzig-Stadt, ein innovativer Wohlfahrtsverband mit über 450 Mitarbeitenden, stand vor der Herausforderung, immense Papiermengen in ihrer Finanzbuchhaltung zu bewältigen. Sina Altekruse, Finanzbuchhalterin und Projektverantwortliche bei der AWO Leipzig, beschreibt die Situation:
„Früher hat die Rechnungsprüfung immens viel Zeit in Anspruch genommen. Wir wollten den Ablauf transparenter gestalten und dabei auch die interne Kommunikation verbessern.“
Die manuelle Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, das zeitaufwändige Suchen und Kopieren von Dokumenten für Fördermittelprojekte sowie der Bedarf an flexiblen Arbeitsmöglichkeiten stellten die Organisation vor erhebliche Effizienzprobleme.
Die Lösung: Einführung von DocuWare als zentrales DMS
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich die AWO Leipzig für die Implementierung von DocuWare, einem leistungsfähigen und vielseitigen Dokumentenmanagement-System. Unterstützt durch die langjährige Expertise ihres Systemhauses und überzeugt vom ausgezeichneten Preis-Leistungs-Verhältnis von DocuWare, begann der Wohlfahrtsverband im März 2021 mit der Digitalisierung seiner Prozesse.
Schlüsselaspekte der Implementierung:
- Integration mit bestehender Software: DocuWare wurde nahtlos in die vorhandene Finanzbuchhaltungssoftware HS Hamburger Software integriert, wodurch ein reibungsloser Übergang und eine effiziente Datenverwaltung gewährleistet wurden.
- Digitalisierung der Rechnungsprüfung: Eingangsrechnungen werden nun zentral im Dokumenten-Pool gespeichert und automatisch mit relevanten Indexdaten verschlagwortet. Ein effizienter Workflow leitet die Rechnungen durch die notwendigen Prüf- und Freigabeschritte, bevor sie revisionssicher archiviert werden.
- Optimierung von Fördermittelprozessen: Statt Tage mit dem Suchen und Kopieren von Dokumenten zu verbringen, können nun alle erforderlichen Unterlagen für Verwendungsnachweise mit wenigen Klicks zusammengestellt und exportiert werden.
- Einführung der digitalen Personalakte: Aktuell erweitert die AWO Leipzig den Einsatz von DocuWare durch die Implementierung digitaler Personalakten, was zusätzliche Effizienzgewinne und Sicherheitsvorteile verspricht.
Die Ergebnisse: Mehr Effizienz, Transparenz und Flexibilität
Die Auswirkungen der DocuWare-Einführung waren für die AWO Leipzig deutlich spürbar und äußerst positiv.
Verbesserte Effizienz und Zeitersparnis:
„Durch den DMS-Einsatz konnten wir unsere Arbeitsabläufe optimieren, Transparenz und Datensicherheit schaffen, Fehler minimieren und gleichzeitig die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern verbessern.“ – Sina Altekruse
Schnellere Rechnungsprüfung:
- Die digitale Verarbeitung und automatisierte Workflows haben den Zeitaufwand für die Rechnungsprüfung drastisch reduziert und ermöglichen einen jederzeitigen Überblick über den Bearbeitungsstatus.
Effiziente Fördermittelverwaltung:
- Was früher Tage dauerte, ist nun in Minuten erledigt, da alle benötigten Dokumente zentral verfügbar und einfach abrufbar sind.
Erhöhte Transparenz und Kommunikation:
- Alle relevanten Dokumente sind zentral gespeichert und für berechtigte Mitarbeitende jederzeit einsehbar, was die interne Kommunikation und Zusammenarbeit deutlich verbessert hat.
Flexibilität und Remote-Arbeit:
- Dank DocuWare kann Sina Altekruse ihre Aufgaben problemlos von zu Hause aus erledigen, was insbesondere während ihrer Elternzeit einen großen Vorteil darstellt.
Umweltfreundlichkeit und Kosteneinsparungen:
- Der drastische Rückgang des Papierverbrauchs schont nicht nur die Umwelt, sondern führt auch zu erheblichen Kosteneinsparungen bei Druck- und Lagerungskosten.
Fazit und Ausblick
Die Einführung von DocuWare hat der AWO Leipzig-Stadt ermöglicht, ihre Verwaltungsprozesse grundlegend zu modernisieren und zukunftsfähig zu gestalten. Die positiven Effekte auf Effizienz, Transparenz und Flexibilität unterstreichen den Erfolg dieses Digitalisierungsprojekts.
Der nächste Schritt ist die vollständige Digitalisierung der Personalabteilung durch die Einführung der digitalen Personalakte. Mit diesem weiteren Ausbau des DMS setzt die AWO Leipzig ihren Weg zu einer papierlosen und hochmodernen Verwaltung konsequent fort.
Interessiert an weiteren Informationen? Erfahren Sie mehr darüber, wie DocuWare auch Ihre Organisation bei der Digitalisierung unterstützen kann indem Sie Kontakt zu uns aufnehmen.
Über die AWO Leipzig-Stadt:
Die Arbeiterwohlfahrt Leipzig-Stadt ist ein gemeinnütziger Wohlfahrtsverband, der mit rund 450 Mitarbeitenden in Bereichen wie Seniorenpflege, Kinderbetreuung und Sozialberatung tätig ist. Mit einem starken Fokus auf Innovation und Effizienz setzt die AWO Leipzig auf moderne Lösungen, um Menschen in allen Lebenslagen bestmöglich zu unterstützen.
Cookie Consent mit Real Cookie Banner