In einer Arbeitswelt, in der jede Minute zählt, kann die effiziente Suche nach Dokumenten einen erheblichen Unterschied machen. Mit maßgeschneiderten Suchdialogen in DocuWare können Sie nicht nur Ihre Dokumentensuche optimieren, sondern auch wertvolle Arbeitszeit einsparen – bis zu 100 Stunden pro Monat! In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie durch die Anpassung Ihrer Suchdialoge Zeit sparen und Ihre Arbeitsabläufe erheblich verbessern können.
Die Ausgangslage: Papierbasierte Prozesse und manuelle Abläufe
Rudolph trucking & handling, ansässig am Stuttgarter Flughafen, ist auf den Vor- und Nachlauf von Luftfracht spezialisiert. In dieser Nische gelten besondere Sicherheitsanforderungen, die sowohl die Logistik als auch die Verwaltung betreffen. Der technikaffine Benedikt Wietel, der 2021 die Bereichsleitung für die Auftragserfassung und Disposition übernahm, stellte schnell fest, dass viele Arbeitsabläufe im Unternehmen „relativ viel händisch“ erledigt wurden. Diese manuellen Prozesse führten nicht nur zu Verzögerungen, sondern auch zu einer hohen Fehleranfälligkeit.
Insbesondere der Rechnungseingangsprozess war ineffizient und zeitaufwändig. Monatlich mussten rund 400 Rechnungen manuell bearbeitet werden, was im Schnitt 39 Minuten pro Rechnung dauerte. Die Folge: Ein enormer Arbeitsaufwand, der die Mitarbeiter belastete und das Unternehmen daran hinderte, seine Prozesse zu optimieren.
Die Lösung: Einführung von DocuWare als zentrales DMS
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich rudolph trucking & handling für die Einführung von DocuWare, einem leistungsfähigen Dokumentenmanagement-System, das die Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen ermöglicht. Die Entscheidung fiel aufgrund der umfassenden Gestaltungs- und Steuerungsmöglichkeiten sowie der Vielzahl vorkonfigurierter Workflows, die DocuWare bietet.
Am 1. Dezember 2022 wurde der Rechnungseingangsprozess mit DocuWare live geschaltet. Eingehende Rechnungen, die per E-Mail eintreffen, werden automatisch indexiert, in der Buchhaltung auf Vollständigkeit geprüft und zur fachlichen Prüfung weitergeleitet. Falls für den Kreditor kein Prüfer hinterlegt ist, verteilt ein Prokurist die Rechnung digital. Nach der finalen Freigabe wird die Rechnung zur Buchung und Bezahlung an das integrierte DATEV-Buchhaltungssystem übergeben.
Die Vorteile: Mehr Zeit, weniger Papier und höhere Transparenz
Die Einführung von DocuWare hat die Arbeitsabläufe bei rudolph trucking & handling grundlegend verändert und zahlreiche Vorteile mit sich gebracht:
- Massive Zeitersparnis: Durch die Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses konnte die Bearbeitungszeit pro Rechnung von 39 auf 24 Minuten reduziert werden. Das bedeutet eine monatliche Einsparung von rund 100 Arbeitsstunden, die nun für wertschöpfende Aufgaben genutzt werden können.
- Papierloses Arbeiten: Das Unternehmen hat den Papierverbrauch drastisch reduziert und arbeitet sukzessive daran, vollständig auf papierbasierte Prozesse zu verzichten – im Einklang mit dem Nachhaltigkeitskonzept des Unternehmens.
- Erhöhte Transparenz und Kontrolle: Dank DocuWare ist es nun möglich, jederzeit zu sehen, wo sich ein Prozess im Workflow befindet. Es bleiben keine Rechnungen mehr liegen, und gesuchte Dokumente sind sofort auffindbar.
Die Erweiterung: Digitales Personalarchiv und Sicherheitsmanagement
Neben der Optimierung des Rechnungseingangsprozesses setzt rudolph trucking & handling DocuWare auch im Personalbereich ein, der aufgrund der hohen Sicherheitsanforderungen besonders komplex ist. Die Digitalisierung der Personalakten ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Stammdaten, Ausweisen, Führerscheinen und sicherheitsrelevanten Dokumenten wie ZÜP-Zertifikaten (Zuverlässigkeitsüberprüfung nach Luftsicherheitsgesetz).
DocuWare erinnert automatisch an die Erneuerung der ZÜP-Zertifikate und die Durchführung von Sicherheitsschulungen, die alle fünf Jahre wiederholt werden müssen. Auch Urlaubsanträge werden digital gestellt und genehmigt, und Belege für Firmenkreditkarten werden per Handy-Scan im DMS abgelegt und durch Workflows verteilt und freigegeben.
Zukunftsausblick: Weiterer Ausbau der Digitalisierung
Rudolph trucking & handling plant, DocuWare künftig noch intensiver zu nutzen, um weitere manuelle Aufgaben zu automatisieren. Der Bereich des Equipments im Lager soll ebenfalls digital abgebildet werden, um regelmäßige technische Überprüfungen effizient zu managen. Schulungen für Erste Hilfe und Brandschutz werden in Zeitabständen wiederholt, und auch hier soll DocuWare den Überblick und die Einhaltung der Vorschriften erleichtern.
Fazit
Mit der Einführung von DocuWare hat rudolph trucking & handling nicht nur seine Arbeitsprozesse modernisiert, sondern auch einen entscheidenden Beitrag zur Erhöhung der Effizienz und Transparenz geleistet. Die eingesparten 100 Arbeitsstunden pro Monat zeigen deutlich, wie wertvoll ein modernes Dokumentenmanagement-System für ein Unternehmen sein kann. Rudolph trucking & handling ist auf dem besten Weg, seine Ziele der Digitalisierung und Nachhaltigkeit konsequent umzusetzen.
Interessiert daran, wie DocuWare auch Ihr Unternehmen unterstützen kann? Erfahren Sie mehr über die vielfältigen Möglichkeiten und lassen Sie uns gemeinsam Ihre Prozesse optimieren:
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