Wie die Digitalisierung die Arbeitswelt eines Familienunternehmens verändert hat
Die Heinrich Hagner GmbH & Co. KG, ein mittelständisches Familienunternehmen aus dem Schwarzwald, hat es geschafft, sich in einem von Großkonzernen dominierten Markt erfolgreich zu behaupten. Doch was passiert, wenn traditionelle Prozesse und wachsende Anforderungen den Arbeitsalltag zunehmend erschweren? Heinrich Hagner fand die Antwort in der Digitalisierung mit DocuWare – und revolutionierte damit seine gesamte Arbeitsweise.
Vor DocuWare: Manuelle Prozesse und wachsender Papierberg
Die Heinrich Hagner GmbH blickt auf eine lange Unternehmensgeschichte zurück. Seit 1942 produziert sie ein breites Spektrum an Körperpflegeprodukten für führende Einzelhandelsketten. Doch dieser Erfolg brachte auch Herausforderungen mit sich. Die Verwaltung musste große Mengen an Papierakten bewältigen, insbesondere aufgrund der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht für Buchhaltungsbelege. Der stetig wachsende Papierberg führte zu unübersichtlichen Prozessen und einem erhöhten Personalaufwand. Bereits 2009 dachte das Unternehmen über ein Dokumentenmanagement-System (DMS) nach, lehnte es jedoch damals aus Kostengründen ab.
Der Wandel: Einstieg in die digitale Welt mit DocuWare
Ein Jahrzehnt später war die Notwendigkeit der Digitalisierung nicht mehr zu ignorieren. Dank der Cloud-Option von DocuWare war es möglich, die Einführung eines DMS ohne große Installationskosten und ohne den Bedarf an eigener IT-Infrastruktur umzusetzen. Das Unternehmen entschied sich für DocuWare aufgrund seines großen Funktionsumfangs, der einfachen Bedienung und der nahtlosen Integration in bestehende Systeme wie Diamond Fibu und Infor Blending (ERP).
„Rechnungen werden viel schneller bearbeitet. Eine Rechnung bleibt in einem Papierstapel eher liegen, als wenn sie via Workflow kommt,“ berichtet Swetlana Dill, Leitung Controlling und Finanzen. Mit DocuWare werden Rechnungen automatisiert im Workflow verteilt, was die Bearbeitungszeit drastisch reduziert. Früher führte eine fehlende Unterschrift oder ein verlorenes Dokument zu stundenlangen Verzögerungen. Jetzt wird der gesamte Prozess von der Rechnungsprüfung bis zur finalen Freigabe digital gesteuert.
Perfektes Timing: DocuWare als Schlüssel zur erfolgreichen Remote-Arbeit
Im Februar 2020 startete Heinrich Hagner mit DocuWare – und ahnte damals nicht, wie wichtig dieser Schritt sein würde. Mit Beginn der Corona-Pandemie nur wenige Wochen später erwies sich die Einführung als Glücksfall. Ursprünglich für eine kleine Gruppe geplant, wurde DocuWare kurzfristig auf alle 50 Verwaltungsmitarbeiter ausgeweitet, wodurch das Unternehmen nahtlos auf Homeoffice umstellen konnte. Plötzlich waren ortsunabhängige Arbeit, transparente Prozesse und ein effizienter Workflow möglich – etwas, das vor der Digitalisierung undenkbar gewesen wäre.
Effiziente Rechnungsbearbeitung und Bewerbungsmanagement
Die Einführung von DocuWare hat in vielen Bereichen des Unternehmens Verbesserungen gebracht. Ein großer Gewinn liegt in der Rechnungsbearbeitung: Rechnungen werden manuell im Buchhaltungssystem erfasst, dann aber digital durch den Workflow in DocuWare geleitet. Dadurch entfallen manuelle Übergaben und die Möglichkeit, den Bearbeitungsstatus jederzeit einzusehen, erhöht die Transparenz erheblich. Im Krankheitsfall kann ein anderes Teammitglied die Prüfung übernehmen, ohne dass Prozesse ins Stocken geraten.
Auch das Bewerbungsmanagement wurde dank DocuWare revolutioniert. Jährlich bewerben sich 60 bis 80 Schüler für Ferienjobs in der Produktion. Während früher jede Bewerbung individuell geprüft und manuell beantwortet werden musste, läuft dieser Prozess nun vollautomatisiert ab. E-Mails mit vordefinierten Antworten werden automatisch verschickt, was den Aufwand drastisch reduziert und Zeit spart.
Blick in die Zukunft: Neue Projekte mit DocuWare
Die Transformation ist jedoch noch lange nicht abgeschlossen. Der nächste Schritt ist die Einführung von DocuWare in die Projektsteuerung. Mit rund 400 Artikeln im Sortiment, deren Lebenszyklen ständig durch neue Entwicklungen ergänzt werden, plant Heinrich Hagner, DocuWare zur effizienten Verwaltung dieser Projekte zu nutzen. Swetlana Dill und ihr Team arbeiten an einem Prozess, der die Transparenz und Effizienz in allen involvierten Abteilungen weiter steigern wird.
„Mit DocuWare kann ich vieles selber machen, zum Beispiel eigene Workflows definieren und modifizieren. Das Programm ist logisch aufgebaut, einfach bedienbar und erfordert keine lange Einarbeitung,“ erklärt Dill. Die Möglichkeit, Prozesse individuell zu gestalten und an die eigenen Anforderungen anzupassen, macht DocuWare zu einem vielseitigen Werkzeug für die digitale Transformation.
Fazit: DocuWare als Wegbereiter für eine digitale Zukunft
Die Heinrich Hagner GmbH hat mit DocuWare eine Lösung gefunden, die nicht nur Papierkram eliminiert, sondern auch die Effizienz steigert, Transparenz schafft und das Unternehmen fit für die digitale Zukunft macht. Mit DocuWare hat sich Heinrich Hagner von traditionellen, manuellen Arbeitsprozessen hin zu einer modernen, flexiblen und transparenten Arbeitsweise entwickelt.
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