Workflow Management
Workflow Management
Geschäftsprozesse optimal gestalten
Was ist ein Workflow Management-System?
Ein Workflow Management-System hilft dabei, Workflows im Unternehmen zu planen, zu verwalten und zu überwachen. Das Workflow Management-System bietet dazu Tools und Designer für Workflows und kann die entsprechenden Workflows auch überwachen. Workflow Management-Systeme bilden eine wichtige Grundlage für das Workflow Management in Unternehmen:
Ein solches System verfügt über Tools, mit denen die Workflows erstellt und bearbeitet werden können.
Dabei wird meistens mit grafischen Oberflächen gearbeitet, mit denen auch hochkomplexe Prozesse ohne Programmierkenntnisse modelliert und automatisiert werden können.
Das Workflow Management-System hilft dabei, einzelne Arbeitsschritte als Flow-Diagramm zu modellieren und darzustellen.
Workflow Management-Systeme erkennen Ereignisse und klassifizieren diese. Dadurch lassen sich einzelne Schritte ableiten, die durch das System wiederum gestartet und auch überwacht werden.
Dabei kann das System auch auf Metadaten im Dokumentenmanagement-System zugreifen und diese nutzen. Dies ermöglicht das automatische Steuern von Dokumenten innerhalb des Workflow Management-Systems.
Die Auswahl des richtigen Anbieters und des richtigen Workflow Management-Tools spielen eine wichtige Rolle.
Cloud-basierte Workflow Management-Systeme sind vorkonfiguriert und schnell einsatzbereit.
"Ohne Workflow werden Fristen zu Schätzspielen."
Arbeitsabläufe für einen Wokflow:
Täglich oder regelmäßig anfallende Aufgaben in Unternehmen lassen sich automatisieren. Hierfür können Arbeitsabläufe im Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) genutzt werden. Mit diesen Workflows kann für Abläufe in den Bereichen Eingangsrechnung, Dokumentenfreigabe, Urlaubsanträge, Onboarding neuer Mitarbeiter und vieles weitere eine enorme Erleichterung und Vereinfachung geschaffen werden.
Das Freigeben von Dokumenten spielt eine wichtige Rolle in Unternehmen. Mit Workflows kann das Freigeben inklusive der Überprüfung und Archivierung automatisiert werden. Verfasser der Dokumente können informiert werden, sobald die betreffenden Dokumente freigegeben wurden. Alle Abläufe zwischen dem Einreichen eines Dokuments und der Veröffentlichung für eine Gruppe oder andere Mitarbeiter lassen sich somit automatisieren..
Mit Workflows lassen sich auch Arbeitsabläufe für Urlaubsanträge sehr einfach automatisieren, inklusive des automatischen Versendens von Ablehnungen oder Bestätigungen. Auch die Genehmigung durch Vorgesetzte kann über Workflows deutlich vereinfacht werden.
Außerdem kann auch der Ablauf bei Eingangsrechnungen, inklusive der Benachrichtigungen beteiligter Mitarbeiter, vollständig automatisiert werden. Vor allem die sachliche Rechnungsprüfung profitiert dadurch, da die Mitarbeiter die entsprechenden Informationen erhalten und effektiv prüfen können. Ist ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub, lassen sich Vertreterregeln und Eskalationsstufen ebenfalls automatisieren.
Beim Bewerbungslauf können Workflows eine besonders große Rolle spielen: Wenn eine Stelle im Unternehmen offen ist, können verantwortliche Mitarbeiter und anschließend die Personalabteilung durch den Einsatz von Workflows eine Stellenbeschreibung freigeben. Danach erfolgen automatisch Stellenausschreibungen auf der Webseite. Bewerber können Unterlagen daraufhin elektronisch einreichen. Die verantwortlichen Mitarbeiter im Unternehmen erhalten diese Unterlagen, können Bewerbungsgespräche planen und den Bewerber im positiven Fall einstellen. Zusammengefasst lassen sich alle Abläufe im Rahmen von Stellenausschreibungen und Bewerbungen sowie die damit verbundenen Unterlagen über Workflows automatisiert versenden und freigeben.
Ebenso kann der Vorgang der Produktbestellung vollumfänglich automatisiert werden. Bestellt ein Kunde Ware, wird durch den Workflow eine Überprüfung der Order durchgeführt – inklusive notwendiger Warenbestellungen. Das Verschicken von Produkten und die anschließende Rechnungsstellung lassen sich gleichfalls automatisieren. Weiterführende Abläufe für diesen Bereich können etwa das automatisierte Informieren von Kunden zu ähnlichen Produkten oder artverwandten Produktgruppen beinhalten.
Cookie Consent mit Real Cookie Banner