Digitalisierung mit Rossmann im Einzelhandel

Rossmanns Erfolg mit DocuWare

Die Dirk Rossmann GmbH gehört zu den größten Drogeriemarktketten Europas. Mit rund 4.800 Filialen in mehreren Ländern und einem beeindruckenden Umsatzwachstum von 14,4 Prozent im Jahr 2023 setzt das Unternehmen auf kontinuierliche Expansion. Doch mit Wachstum kommen Herausforderungen: Die Verwaltung von 2.300 Mietobjekten in Deutschland allein führte zu einer Flut an Papierdokumenten.

Papierberge in der Objektverwaltung:

Lagepläne, Grundrisse, Vertragsentwürfe und der gesamte Schriftverkehr mussten bislang mühsam in Aktenordnern archiviert werden. Der Hauptsitz in Burgwedel bei Hannover war mit 8.000 Ordnern gefüllt – ein echter Engpass für die Effizienz. Zudem waren Prozesse wie Nebenkostenabrechnung, Störungsbearbeitung oder Kündigungsmanagement zeitaufwändig und fehleranfällig.

Um die Verwaltung zu modernisieren und das Wachstum effizient zu steuern, hat Rossmann auf die digitale Immobilienakte von DocuWare gesetzt.

Der Wandel durch DocuWare

Nach einer umfassenden Prüfung von zehn Anbietern fiel die Entscheidung auf DocuWare. Ausschlaggebend waren die Benutzerfreundlichkeit, die Fähigkeit zur Integration in bestehende Systeme wie das ERP-Programm com.TRADENET und die Vielseitigkeit, um weitere Abteilungen wie die Buchhaltung einzubinden.

Zentrale Vorteile der Digitalisierung mit DocuWare:

Zentrales Dokumentenarchiv: Alle relevanten Dokumente, vom Vertrag bis zur Nebenkostenabrechnung, werden in einem einzigen digitalen Speicher organisiert.
Schnittstelle zum ERP-System: Standort- und Verkaufsstellendaten werden direkt übernommen, ohne doppelte Dateneingabe.
Effizienzsteigerung: Mitarbeitende können jederzeit auf benötigte Dokumente zugreifen, wodurch Prozesse wie die Anbahnung neuer Filialen beschleunigt werden.
Optimierte Abläufe: Von der Störungsbearbeitung über die Kündigungsverwaltung bis zur Nebenkostenabrechnung werden Prozesse effizient und transparent abgewickelt.

Prozesse im Detail

Ein besonders nennenswerter Fortschritt liegt in der E-Mail-Integration. Ein- und ausgehende Mails werden direkt aus Outlook in die richtige Verkaufsstellenmappe im digitalen Archiv abgelegt. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit. Probleme wie eine ausgefallene Heizung oder Klimaanlage in einer Filiale können jetzt schneller gelöst werden, da alle relevanten Dokumente zentral verfügbar sind.

Ergebnisse, die überzeugen

Mit DocuWare hat Rossmann nicht nur die Verwaltungsprozesse entschlackt, sondern auch ein besseres Wissensmanagement etabliert. Bei der Anbahnung neuer Filialen können vergleichbare Vorgänge über die Volltextsuche in Sekunden gefunden werden.

Fazit: Ein zukunftssicheres System

Rossmann hat mit DocuWare ein System implementiert, das nicht nur die aktuellen Herausforderungen löst, sondern auch für künftige Anforderungen gerüstet ist. Mit der Digitalisierung der Immobilienverwaltung hat das Unternehmen einen entscheidenden Schritt getan, um Wachstum, Nachhaltigkeit und Effizienz in Einklang zu bringen.

Ob Störungsbearbeitung, Vertragsmanagement oder neue Projekte – die digitale Immobilienakte macht den Unterschied. Kein Wunder, dass Rossmanns Erfolgsgeschichte im Einzelhandel fortgesetzt wird.